Privacyverklaring van de Stoomwalsenclub Nederland

1. Wie zijn wij?

De Stoomwalsenclub Nederland is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens van haar leden, donateurs en relaties. De contactgegevens van de Stoomwalsenclub Nederland staan op de website www.stoomwalsenclub.nl en in het clubblad Op Stoom.

2. Welke gegevens verwerken wij van u?

In de ledenadministratie van de Stoomwalsenclub leggen wij de volgende gegevens vast:

1. Datum lidmaatschap, datum opzegging
2. Naam, adres, postcode, woonplaats, land
3. E-mailadres, website, telefoonnummer, faxnummer, mobielnummer
4. Merk/type/bouwjaar en afbeelding van uw voertuig(en)
5. Keuringsgegevens, keuring instantie

Leden en donateurs worden ingeschreven met een lidmaatschapsnummer en de club registreert wanneer het lidmaatschap / donateurschap is ingegaan.Een nieuw lid wordt in het clubblad vermeld met de gegevens onder 2.2

a. verwerking gegevens afhankelijk van soort dienstverlening

Welke gegevens we van u verwerken is afhankelijk van onze dienstverlening. We verwerken in ieder geval uw contactgegevens - naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en uw e-mailadres. Daarnaast verwerken wij de voertuiggegevens en keuringsgegevens die u aan ons heeft verstrekt.

b. contactmomenten vastgelegd in verwerkingsregister 

Wanneer wij contact met alle leden of een deel van de leden hebben gehad verwerken wij mogelijk de volgende gegevens: 

- Waarover ging het contact (bijv. toezending clubblad, uitnodiging voor een (leden)vergadering- Wanneer was het contact en met welke (groep) leden - Hoe (via post, onze website, e-mail, nieuwsbrief, social media, etc.).

3. Waarom verwerken wij uw gegevens?

Doeleinden voor de verwerking van persoonsgegevens zijn:

a. voor (verbetering van) onze dienstverlening. 
Met uw persoonsgegevens kunnen we bijvoorbeeld contact met u opnemen, het clubblad verzenden en u op de hoogte stellen van activiteiten en aanbiedingen.

b. marketing activiteiten uitvoeren
We houden u graag op de hoogte van de activiteiten van de club. Bijvoorbeeld met e-mails, nieuwsbrieven, aanbiedingen op onze website of via social media. Ook daarvoor zijn vaak persoonsgegevens nodig.

Dit kunnen we doen: 
We kunnen indien we dit wenselijk achten voor onze club en/of haar leden uw keuzes en zoekopdrachten bijhouden en analyseren. Dit kan bijvoorbeeld als onze webpagina’s of apps bezoekt en e-mails zoals een nieuwsbrief opent registreren.

4. De rechtsgrond om uw persoonsgegevens te gebruiken

-Het aangaan en/of uitvoeren van uw lidmaat- of donateurschap en het aangaan en/of uivoeren van contractuele afspraken.
-Het nakomen van wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld verstrekken van informatie aan de overheid indien wij daartoe verplicht zijn.
-Gerechtvaardigd belang van de Stoomwalsenclub Nederland. Dit geldt o.a. voor direct marketing activiteiten en controles aan de eisen gesteld in de statuten en het huishoudelijk reglement.

5. Hoe beveiligen we uw gegevens?

Wij gaan zorgvuldig om met uw gegevens. De gegevens staan geregistreerd in een beveiligde database en zijn alleen toegankelijk voor de penningmeester en het secretariaat. 

a. beveiliging
We hebben technische en organisatorische maatregelen genomen om uw gegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Denk daarbij aan maatregelen om onze website en IT-systemen veilig te gebruiken en misbruik te voorkomen. 

b. geheimhouding
We gaan zorgvuldig om met gegevens die u ons toevertrouwt. Alleen daartoe bevoegde bestuurs- en commissieleden mogen uw gegevens inzien en verwerken.

6. Hoe lang bewaren we uw gegevens?
 

Voor het bewaren van uw persoonsgegevens hebben we naast de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) te maken met andere wetgeving. Op basis van de AVG mogen gegevens niet langer bewaard worden dan noodzakelijk. Andere wetten kennen zowel minimale als maximale termijnen waar wij rekening mee moet houden. Uw persoonsgegevens bewaren we minimaal 7 jaar na het beëindigen van het lidmaatschap en/of donateurschap. 

7. Toestemming

Als we uw gegevens verwerken op basis van uw toestemming kunt u deze toestemming met inachtneming van de wettelijke eisen altijd weer intrekken. 

8. Met wie kunnen we uw gegevens delen?

De Stoomwalsenclub Nederland verstrekt geen persoonsgegevens aan derden, tenzij dit op grond van de wet is toegestaan en noodzakelijk is, b.v. voor het verzenden van het clubblad. Soms zijn wij wettelijk verplicht uw gegevens door te geven aan de overheid. 

Wij schakelen andere dienstverleners en bedrijven in om diensten voor ons uit te voeren. Denk hierbij aan de verzending van het clubblad of het bedrijf dat de webshop onderhoudt. Met deze partijen leggen wij afspraken vast om uw privacy te waarborgen. De Stoomwalsenclub Nederland blijft daarbij de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens.

9.  Wat zijn uw rechten?

a. gegevens inzien of verbeteren

U hebt het recht om ons te vragen welke persoonsgegevens wij van u hebben vastgelegd en verwerken en om onjuiste gegevens te laten aanpassen of verwijderen.Wanneer u inzage in uw gegevens wilt, geven we deze pas als wij voldoende zekerheid hebben dat u bent wie u zegt dat u bent en kunnen wij u vragen zich te legitimeren. Stuur hiervoor een verzoek tot inzage of correctie naar secretaris@stoomwalsenclubnederland.nl onder vermelding van ‘verzoek tot inzage/correctie’. Binnen vier weken ontvangt u een reactie van ons.

b. gegevens laten verwijderen en het recht om ‘vergeten te worden’. 

In de volgende situaties heeft u het recht om de persoonsgegevens die wij van u hebben te laten wissen.

-de persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt
-de toestemming voor het verwerken is ingetrokken
-er is gegrond bezwaar gemaakt tegen de verwerking 
-de persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt
-op grond van een wettelijke verplichting om de persoonsgegevens te wissen

c. beperking van de verwerking

Als u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerken of dat de door ons verwerkte gegevens onjuist zijn, kunt u verzoeken om beperking van de verwerking. Dit betekent dat de gegevens niet meer mogen worden verwerkt.

d. overdracht van de gegevens (dataportabiliteit)

U heeft het recht om een kopie te krijgen van de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt.

e. afmelden voor persoonlijke aanbiedingen

U hebt het recht om u af te melden voor nieuwsbrieven of persoonlijke aanbiedingen die wij via e-mail verspreiden. Wij bellen u niet voor commerciële doelen. 

10. Email, social media en Google
 
Voordat wij via email met u communiceren vragen wij u toestemming daarvoor, tenzij u deze toestemming al eerder gegeven heeft. Bij een email aan een groep zullen wij de e-mailadressen van de geadresseerden alleen BCC vermelden. Deze toestemming vragen wij bij inschrijving als lid of als donateur. U kunt altijd een gegeven toestemming intrekken.Het eigen gebruik van social media zelf is uw eigen verantwoordelijkheid. Deze privacyverklaring is niet van toepassing op hoe social-mediaplatforms omgaan met de door u verstrekte data. We wijzen u erop dat veel social-mediaplatforms buiten de Europese Unie zijn gevestigd en gegevens opslaan buiten de Europese Unie. De privacywetgeving van de Europese Unie geldt dan meestal niet. We raden u aan om de privacyverklaring van deze social-mediakanalen goed door te nemen. En we raden u aan persoonlijke vragen en informatie op een andere wijze met ons te delen.   

11. Aanpassing van de privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Dit kunnen wij doen bij nieuwe ontwikkelingen, bijvoorbeeld als er iets verandert in onze activiteiten of in de wet of in de rechtspraak. Deze tekst van de privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 25 mei 2018

12. Hebt u vragen of klachten?

Hebt u vragen over deze privacyverklaring? Dan kunt u contact opnemen met de secretaris van de Stoomwalsenclub Nederland. Stuur een mail naar: secretaris@nashoch.nl of een brief naar de secretaris van de Stoomwalsenclub Nederland.
Heeft u klachten over privacy dan kunt u contact met ons opnemen via secretaris@stoomwalsenclubnederland.nl. Als u vindt dat uw klacht niet afdoende is opgelost, kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Forms

The forms listed below are used on our website. Per form we explain:

- How we process your data
- The purpose of the form and the data we gather

How long is the data stored

The stored data contains little minimal sensitive information. Because we also want to analyse the data in the future and want to compare them with the data of today, we keep the data indefinitely, unless stated different for a specific form below.

If wish to have your data removed, please let us know per email, phone or letter.

© Copyright Stoomwalsenclub 2016.